El Plan de Difusión y Promoción de la Obra Teatral

Hace algunos años atrás, en la época analógica, cuando se tenía entre manos un proyecto teatral, se organizaba días antes del estreno y luego durante la temporada, la campaña para atraer público al teatro.  En las producciones en cooperativas, o bien alguien se tomaba el trabajo o se hacía responsable de guiarla y controlarla,  y entre varios la llevaban a cabo.  En esa época el plan consistía, en el armado de una gacetilla que se distribuía personalmente a los diarios, revistas, radios y cuando en el elenco había alguien conocido, a los programas de televisión, a veces los canales locales o los de cable podían hacerse eco, y quizás se conseguía una entrevista o un reportaje.  Lo cierto es que no bastaba llevarlos a una institución sino que había que contactarse con las producciones de cada programa.  Una tarea ardua, para conseguir ser nombrados al aire, o publicados en algún recuadro en la sección espectáculos.

La gacetilla, consistía en una hoja que de la manera más eficientemente resumida – todo debía entrar en una sola hoja y el texto no debía estar apelmazado para favorecer la lectura – contenía los siguientes elementos: Título y breve reseña del evento.  Particularidades.  Participantes.  Destinatarios. Lugar y dirección, día y hora del evento, frecuencia y horizonte de vigencia.  Se acompañaba de material fotográfico.  Y algunas veces con fotocopias de alguna buena crítica.  Todo en un sobre, personalizado, que quizás tuviera algún detalle que llamara la atención como para ganarle a la competencia.

Ya estrenada la obra, se insistía con las gacetillas, habiendo monitoreado cuales todavía no nos hubieran nombrado.  En el interín se conseguían nuevas direcciones adonde llevarlas y se mandaban a imprimir volantes que se entregaban horas antes de la función o se repartían en los negocios del barrio o se pedía permiso para colgarlos en los locales. También se hacían etiquetas que se pegaban en la vía pública o en los transportes públicos, aunque esos eran recursos vinculados más al rock  o a las revistas de culto, al igual que las pintadas callejeras. 

Durante los noventa, se puso de moda tener un agente de prensa, que ya tenía “los contactos para entregar las gacetillas” y por ende conocía las direcciones de adonde había que llevarlas.   Pero esta función era remunerada y no entraba en las cooperativas.  Si bien el plan ahora podía ser más ambicioso – cuando se lo contrataba se exigían cumplir con determinados ítems, por ejemplo conseguir dos entrevistas radiales con sorteo de entradas y un reportaje gráfico.  O salir nombrado entre los recomendados de una revista, etc.  Tenía sus pros y sus contras.  A veces conseguía lo planteado pero en revistas o programas de escasa difusión o que eran para un público que no elegiría el producto que se ofrecía.  Por otro lado el agente recomendando tu producto se jugaba su marca de representación y si no le gustaba tu obra, muchas veces en lugar de renunciar, no hacia su trabajo de la manera más efectiva.  Otro problema era si tenía en sus manos un producto en competencia con el que ahora se ofrecía, seguramente “el contacto” no le daría dos espacios, o dos “favores” y tenía que elegir por cual cliente lo solicitaría. 

El boca a boca siempre fue importante y si en la era analógica se hacía como fuera, por teléfono o personalmente, hoy tenemos la posibilidad de hacer uso de todas las herramientas digitales.  Empecemos a deshilvanar el hilo.

Lo primero a pensar es que queremos transmitir en cada momento – satisfaciendo cuál objetivo- de qué forma, y a cuál público va a ir dirigido.  Quizás sea bueno saber también con cuánto dinero contamos para producir los contenidos.  Es probable que en el marco de sincerar nuestros recursos se nos ocurra la posibilidad de realizar alianzas con terceros para concretar los objetivos.  Con esto arrancamos el rompecabezas para armar el plan.

Hoy en día, la carpeta de presentación se transformó en la página web y la gacetilla de prensa en el plan para redes sociales que incluyen a los flyers que ahora también son virtuales.

Arranquemos con algunas preguntas sobre la obra que vamos a representar y que queremos publicitar:

¿Hay un diseño de arte confirmado para la obra?  ¿Una paleta de colores determinada?

¿Hay diseño de tipografía decidida, etc? ¿Hay que hacerlo ya, antes de empezar?

Si ya hay, convendría que lo que se haga ahora, presente la identidad elegida. Si no, habrá que evaluar qué es lo más conveniente.

¿Cuáles son los objetivos a perseguir, con la campaña que iniciaremos? ¿en qué plazos los queremos conseguir y cómo vamos a monitorear su cumplimiento?    

Por ejemplo:

Desarrollar un canal de comunicación con el público potencial, a través de Instagram,  obteniendo 100 seguidores durante el primer mes, 500 seguidores al finalizar el segundo mes y 2000 seguidores al finalizar el tercer mes. 

¿Qué pasa si no se logra lo buscado? ¿Hay plan b?

¿Cómo y cuándo se va a tener presencia en los medios? 

Establecer un calendario y determinar las herramientas. 

Por ejemplo:

Se mostraran ensayos, la evolución de los diseños de vestuario y/o escenografía, pruebas de vestuario, etc.  Se harán trailers, teasers, un reel, reportajes, presentaciones individuales, flyers, posteos de noticias, posteos de notas de prensa, etc.

Miremos algunos consejos sobre el reel:

Qué es un teaser

¿Qué redes sociales se usarán y cómo?  ¿Cómo se articulará con la página del grupo o de la obra? ¿Qué continuidad se dará luego del estreno? ¿Y cuando baje la primera temporada?

¿Se hará publicidad por afuera de nuestro sistema  de medios? (Paga o gratuita)

¿Cómo será la presencia en Alternativa Teatral?

Alternativa Teatral es la página que convoca en Argentina y otros países a toda la actividad teatral.  No estar en Alternativa Teatral es como no haber hecho la obra.

Se gestionará un mail específico para este evento para desde ahí gestionar los accesos a las redes sociales, las reservas de entradas, las preguntas frecuentes y alguna campaña de mails personalizados, por ejemplo invitando a la Crítica a ver nuestro espectáculo?

Es importante que el Plan de Difusión o Promoción que se plasme, sea coherente con el Plan del Proyecto del Evento, guardando una relación con la calidad del producto y con los tiempos planteados.

Y también,

que el Plan quede redactado y compartido entre los participantes,

que la Estrategia sea clara y todas las actividades detalladas,

acompañadas de su cronología

que haya un responsable por cada actividad que se plantee,

que se lleve una bitácora de lo que se va haciendo, a medida que se plasma – siempre nos encontramos con detalles impensados originalmente y que hay que definir sobre la marcha, ejemplo de ellos son mail de registro, nombre de usuario, permisos, etc. – para luego compartirlo con el equipo.

Al final se puede conformar un manual para nuevos casos y también para la continuación del proyecto.

REPASANDO

Para establecer el Plan de Difusión y Promoción de la Obra, necesitaremos:

1. Establecer las características que le dan identidad al proyecto.

2. Definir cuáles son los objetivos a alcanzar, en qué plazo o plazos y cómo se monitorea dicho  cumplimiento.  (Los objetivos deben ser concretos y viables.)

3. Visualizar: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas del proyecto y de los objetivos.  Redefinirlos si fuera necesario.

4. Definir al público objetivo.  Edad, Preferencias, Nivel Sociocultural, Zona Geográficas, etc.

5. Sincerar los recursos con los que se cuenta para abordar el plan.  Proponer alianzas.

6. Determinar las redes sociales en que se tendrá presencia

7. Establecer cada uno de los pasos para cumplir los objetivos planteados en el punto dos.

8. Detallar las necesidades para cada uno de los pasos establecidos en en el punto siete.

9. Medir los resultados alcanzados.

10. Realizar las correcciones que sean necesarias.

Quienes deseen profundizar, encontrarán en la nube, varios indicadores con un grado de detalle para entendidos en los manejos de redes, que harán más competitiva la tarea.  Obviamente esto requeriría dedicarle una cantidad de tiempo y de otros recursos que quizás nos excendan.

Finalmente dos conceptos básicos:

Difusión

Acción de Difundir: Hacer que un hecho, una noticia, una lengua, un conjunto de conocimientos, etc., llegue a conocimiento de muchas personas.

Promoción

Campaña publicitaria que se hace de un determinado producto o servicio durante un tiempo limitado mediante una oferta atractiva.