Un presupuesto, es un cálculo anticipado del costo de construcción de un bien o un servicio y también es el conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo, así lo define en sus dos acepciones el diccionario Oxford Languages (*)
El presupuesto del proyecto teatral, es una herramienta que nos permitirá conocer el grado de concreción posible de nuestra obra, para que resulte tal como la soñamos, o en los casos más extremos si conviene esperar a que la fortuna se muestre más favorable.
Si se construye por módulos nos ayuda a organizar mejor nuestros tiempos y a mejorar el control de la ejecución.
Un presupuesto permite identificar las áreas más críticas del proyecto y así entonces hacer un uso adecuado de los recursos que se tienen a la mano, especialmente cuando estos son escasos.
Cuando hablamos de recursos, no solo nos referimos a los económicos, sino también al grado de tecnología que podemos utilizar, las capacidades de la gente que participa del proyecto, el tiempo que se le podrá dedicar durante la preparación y luego durante la puesta en régimen. Respecto del factor económico, ya habíamos comentado que hay cosas que necesariamente se compran o se realizan a medida, y otras que se alquilan o se consiguen prestadas o regaladas.
El presupuesto también puede considerar la forma en que se conseguirán esos recursos, la manera en que participará cada responsable comprometido con la financiación del proyecto. Si se accede a préstamos, tomando compromisos que se pagarán cuando el proyecto ya esté en funcionamiento. Si se aplicarán parte de los recursos para hacer campañas de recaudación, utilizando o no plataformas de crowdfunding, etc.
El crowdfunding o micromecenazgo es un mecanismo colaborativo de financiación de proyectos, surgido a partir del uso de las redes sociales, donde, en este caso artistas, exponen su proyecto y reciben contribuciones de los simpatizantes. A veces a estos simpatizantes se los estimula a realizar el aporte a cambio de objetos de merchandising del proyecto, o con beneficios para participar de él (entradas más baratas, lugares preferenciales para ver el espectáculo, etc)
Finalmente es importante diferenciar al presupuesto económico del financiero. Mientras el presupuesto económico – es básicamente todo lo que venimos diciendo – nos indica cuanto costará el proyecto, el presupuesto financiero indica cada una de las fechas en que los recursos deben estar disponibles para que el proyecto no entre en demoras o en cesación de pagos.
¿Qué necesitamos para hacer el presupuesto?
Para hacer un presupuesto se necesita tener bastante definido, cuál y
cómo va a ser el proyecto que se desea costear, delimitar los alcances del
proyecto y del presupuesto (que pueden no coincidir).
Decimos que el proyecto esté bastante definido, porque es posible que al terminar el presupuesto o durante el proceso, se vuelvan a tomar decisiones que lo modifiquen, justamente a raíz de lo que se descubre en el proceso de presupuestación y entonces ahora si lo vayan definiendo.
Cuando hablamos del alcance del proyecto, nos referimos a que el proyecto puede estar dividido en módulos, en donde se definió por ejemplo montar una obra y hacer una temporada de dos meses en un teatro que a lo mejor ya esta apalabrado. No obstante si todo va bien, tengan pensado que se puede extender la temporada, hacer una gira, o presentarse en un festival, etc. En ese caso, quizás no sea necesario presupuestar todas las ideas que involucran al proyecto en general, sino solo la parte que se realizará en esta oportunidad. Otras veces, (siguiendo el ejemplo) el primer módulo se llevaría a cabo solo si el proyecto entero es viable, quizás si no es posible la extensión de la temporada, la gira y el festival, no les interese el montaje para solo una temporada de dos meses en cartel.
Para empezar a presupuestar necesitamos conocer todas las actividades
que se van a llevar adelante, y los objetos y los servicios que deben estar
disponibles para la realización de la actividad.
Si el Director, ya hizo su Plan de Dirección, o el Productor, su Plan de Producción, podemos contar con su ayuda, sino tendremos que comenzar a volar con la imaginación, para luego ir ajustándolo a medida que vayamos teniendo las definiciones. Todo proceso de planificación, incluye la replanificación.
A manera de ejemplo, ¿cuál será la sala de ensayo, cuantas horas se necesitarán por encuentro, y con cuál horizonte de tiempo? ¿Se necesitará hacer un casting? ¿En dónde se hará? ¿qué se necesitará? ¿Se filmará a los actores que participen para elegirlos después? ¿Cuánto tiempo durará el casting? ¿Es necesario un servicio de catering? ¿Hay una idea de escenografía y vestuario? ¿Los responsables de esa tarea hacen el presupuesto ellos, y luego se incorpora al presupuesto general? Si ellos no lo hacen, ¿pueden pasar un detalle de lo que necesitan, cantidades y tipos de madera, tela, pinturas, etc?.
Hay varias maneras de hacer un presupuesto económico. Vamos a hablar de dos de ellas.
SUMA FIJA. Una es partir de la base que contamos con una suma fija para toda la realización – en este caso hablamos del recurso financiero, pero ya dijimos que no es el único tipo de recurso que existe – lo que nos llevará a ver qué se puede realizar con ese monto. Si pudimos detallar las actividades y los conceptos que necesitamos cubrir, podremos asignarle, mediante algún criterio, los montos posibles para cada item. A veces hay que ser creativo para potenciar los otros recursos – realizar, recuperar, transformar, reciclar, conseguir lo que necesitamos – para que libere partidas monetarias que puedan ser reasignadas a otros ítems en los que no disponemos de los recursos no financieros
En el ejemplo contamos con 40.000 unidades que las repartiremos de la siguiente manera.
Para armar nuestra planilla iniciaremos colocando a la izquierda, el título del ítem, (a veces también se los numera), las cantidades, los precios y luego las tres columnas MINIMO, POSIBLE y MAXIMO (en ese orden) si es necesario, se agregará una columna de observaciones de algo que se quiera aclarar, por ejemplo cuando el ítem se consigue a través de un recurso no monetario.
Puede organizarse por separado, un anexo en el que se describa cuál es el criterio utilizado para la valuación de cada ítem, quizás detallando ahí calidades, o en el caso de no utilizarse recursos monetarios cómo se pretender concretar y quien es el responsable de hacerlo.
Al finalizar el primer presupuesto y ver sus resultados, generalmente se vuelve a repasar donde se puede ajustar para afinarlo, esto se repite las veces que sea hasta estar satisfechos con el resultado.
Dijimos que el presupuesto también puede tratar de los ingresos como se
repartirán el superávit, si lo hubiera, pero eso lo dejaremos para otro
artículo. Esta vez nos enfocaremos en
los costos.
En este caso en el que solo debemos sumar, bastará con que sumemos cada una de las columnas y obtendremos un rango de lo que puede costar nuestro proyecto.
Para investigar como se resta, multiplica y divide entre números triangulares, dejamos para los más curiosos el siguiente anexo.
Anexo como se opera con números triangulares borrosos.
Supongamos que tenemos dos NBTs, el primero (10;18;25) y el segundo (8, 13;20)
Si los queremos sumar simplemente se suman uno a uno en el mismo orden. Lo mismo sucede con la multiplicación. En
cambio para restar y dividir se hacen en forma cruzada. Así para obtener la diferencia entre dos
números triangulares borrosos, el nuevo mínimo se obtendrá tomando como
minuendo al mínimo del primer NBT y sustraendo al máximo del segundo NBT, en
tanto que para obtener el nuevo máximo, se detraerá al máximo del primer NBT,
el mínimo del segundo NBT. Para obtener
el nuevo posible, simplemente se restan los posibles. Para dividir, al mínimo del primer NBT, se lo
divide usando como divisor al máximo del segundo NBT, obteniéndose el nuevo
mínimo. Y al máximo del dividendo se lo
divide por el mínimo del segundo NBT obteniéndose el nuevo máximo. Para obtener el nuevo posible, simplemente se
dividen los posibles entre si.
(*) Oxford Languages es la editorial líder mundial en el ámbito de la publicación lexicográfica, y cuenta con más de 150 años de experiencia en la creación y distribución a escala mundial de diccionarios de gran prestigio en más de 50 lenguas.
https://languages.oup.com/google-dictionary-es/
Fuente Números Triangulares
Borrosos
LA DISTRIBUCIÓN TRIANGULAR Y
LOS NÚMEROS BORROSOS TRIANGULARES
Dr.Paulino E.Mallo, CPN María
A.Artola, CPN Mónica V.García, CPN/Lic.Diego
Martínez,CPN/Lic.Marcelo J.Galante,CPN/Lic.Mariano
E.Pascual,Sr.Mariano Morettini
Facultad de Ciencias Económicas
y Sociales - Universidad Nacional de Mar del Plata
pmallo@argenet.com.ar –
http:\\www.gimb-mdp.org
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